Veiligheid en privacy
Een rooster bevat persoonsgegevens van uw collega's. Op deze pagina staat hoe PlanUp daarmee omgaat. Zo hebben uw ICT-afdeling, uw privacyfunctionaris en inkoop een eerlijk beeld.
Waar draait PlanUp?
PlanUp draait bij DigitalOcean, in het datacenter in Amsterdam. Bestanden die u in PlanUp opslaat, staan ook in Amsterdam.
Kan een andere organisatie uw gegevens zien?
Nee. Elke organisatie is in de software afgeschermd van andere organisaties. Een gebruiker ziet alleen gegevens van de eigen organisatie.
Wie ziet wat binnen uw organisatie?
Rollen bepalen wat iemand mag. Een beheerder of planner beheert het rooster. Een medewerker ziet het eigen rooster en vraagt verlof of een ruil aan.
Wat wordt vastgelegd?
Belangrijke acties komen in een logboek. Denk aan het publiceren van een rooster en het toch toewijzen van een dienst met een reden. Zo kunt u later nagaan wie wat heeft gedaan.
Hoe worden toegangssleutels bewaard?
Sleutels voor koppelingen, zoals met een agenda of een salarissysteem, worden versleuteld opgeslagen. Dat geldt ook voor gevoelige gegevens over zwangerschap.
Welke afspraken maken wij met u?
- Onze privacyverklaring, algemene voorwaarden en cookiebeleid zijn openbaar.
- U sluit met ons een verwerkersovereenkomst. Daarin staat dat wij een datalek zonder onredelijke vertraging melden, uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking.
- U mag eenmaal per jaar een audit laten uitvoeren.
- Voor onder meer hosting en opslag, e-mail, betalingen en het taalmodel gebruikt PlanUp externe leveranciers. De lijst van subverwerkers vraagt u bij ons op.
Gebruikt PlanUp een taalmodel?
Het rooster wordt doorgerekend door een rekenmodule binnen uw regels, zonder taalmodel. Drie onderdelen gebruiken wel een taalmodel van een externe aanbieder: voorstellen voor plekken die open blijven, de assistent en het inlezen van een oud rooster dat PlanUp niet zelf kan lezen. Daarvoor gaan roostergegevens naar die aanbieder. Bij de voorstellen staan medewerkers erin als nummer. Bij de assistent en bij het inlezen gaan ook namen mee. Elk voorstel wordt eerst getoetst aan uw harde regels.
Heeft u vragen over beveiliging of privacy?
Stel ze vooraf of tijdens een kennismakingsgesprek. U kunt ook contact opnemen.